Le trasferte

Al lavoratore dipendente che presta in via temporanea l’attività fuori dalla propria sede di lavoro possono essere corrisposte sia delle somme a titolo di indennità di trasferta, sia il rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta.
Il trattamento fiscale varia sulla base del metodo adottato: forfettario, o a piè di lista (cioè con documentazione dettagliata da parte del lavoratore), o misto. Va sottolineato che l’impresa deve operare la scelta del metodo di rimborso per l’intera trasferta.
Inoltre si precisa che la sede di lavoro:
– per i dipendenti si identifica con la sede dell’azienda datrice di lavoro indicata nel contratto di assunzione;
– per i collaboratori/ amministratori  si identifica con il domicilio fiscale del collaboratore (V. Circolare Agenzia n. 7/2001).
Da tenere presente anche che il lavoratore non può mai essere considerato in trasferta per i viaggi effettuati per recarsi dalla propria abitazione al luogo di lavoro e viceversa.

Ambito soggettivo

Al lavoratore dipendente che presta in via temporanea l’attività fuori dalla propria sede di lavoro possono essere corrisposte sia delle somme a titolo di indennità di trasferta, sia il rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta. Il trattamento fiscale varia sulla base del metodo adottato: forfettario, o a piè di lista (cioè con documentazione dettagliata da parte del lavoratore), o misto. Va sottolineato che l’impresa deve operare la scelta del metodo di rimborso per l’intera trasferta. Inoltre si precisa che la sede di lavoro:

• per i dipendenti si identifica con la sede dell’azienda datrice di lavoro indicata nel contratto di assunzione;
• per i collaboratori/ amministratori  si identifica con il domicilio fiscale del collaboratore (circolare n. 7/E/2001).

Da tenere presente anche che il lavoratore non può mai essere considerato in trasferta per i viaggi effettuati per recarsi dalla propria abitazione al luogo di lavoro e viceversa.

Tassazione in capo al dipendente delle trasferte nel Comune

L’art. 51 del TUIR afferma che:

• sia le indennità  (gli importi fissi garantiti per contratto in busta paga )
• che i rimborsi spese

per le trasferte nell’ambito del territorio comunale concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.  Ciò comporta la tassazione in capo al lavoratore.

Fanno eccezione e quindi non sono tassabili le spese di trasporto documentate,  ad esempio: biglietti di autobus, metropolitane e treni, ricevute di taxi,  indipendentemente dall’ampiezza del territorio del Comune stesso.

I rimborsi per utilizzo dell’auto propria del dipendente sono integralmente tassabili il capo al lavoratore. Il calcolo  va  effettuato utilizzando le tabelle ACI sulle indennità chilometriche. 

Tassazione in capo al dipendente delle trasferte fuori dal Comune

Le trasferte al di fuori del territorio comunale sono invece escluse dall’imponibile fiscale del dipendente/collaboratore, ma la detassazione vale solo entro i limiti giornalieri di:

• € 46,48 per trasferte in italia e
• € 77,47 per le trasferte effettuate all’estero.

In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) non ci sono limiti di detassazione purché tutte le spese sia comprovato da idonea documentazione.

Per ottenere quindi il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare una apposita nota spese allegando tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti ecc. 

Deduzione in capo all’impresa

Per l’impresa le somme corrisposte a titolo di rimborso spese e indennità di trasferta sono in generale deducibili, salvo alcune limitazioni, in quanto inerenti la propria attività e collegate allo svolgimento di alcune prestazioni lavorative in un luogo diverso dalla propria sede.

Collaborazioni coordinate e continuative
Le disposizioni in esame, stabilite per i lavoratori dipendenti, si applicano anche alle spese per le trasferte dei collaboratori coordinati e continuativi (ad es. gli amministratori di società). 

Il TUIR prevede limitazioni alla deducibilità delle spese di trasferta per quanto riguarda:

• le spese di vitto e alloggio per le trasferte effettuate fuori dal Comune;
• il rimborso chilometrico qualora il dipendente utilizzi per le trasferte il proprio veicolo o si provveda al noleggio di un veicolo per la trasferta.

Art. 95, comma 3, TUIR
“Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad € 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel”. 

Secondo quanto precisato dall’Amministrazione finanziaria (Circ. n. 188/E/1998 , Par. Redd. lav. dip., Quesito 9):

• il limite di deducibilità di € 180,76 giornaliero (€ 258,23 all’estero) per le spese di vitto e alloggio si applica esclusivamente in caso di rimborso analitico o cd. a piè di lista;
• non si applica per il rimborso forfetario o misto.

L’altra limitazione riguarda il costo di percorrenza dei veicoli di proprietà del dipendente o noleggiati per la trasferta che non possono essere superiori a quelli previsti per autovetture con potenza superiore a 17 CV fiscali o 20 CV per autovetture con motore diesel. 

Modalità di documentazione delle spese

Anche nel caso di spese integralmente deducibili è comunque necessario rispettare talune regole ai fini di assicurare la deducibilità fiscale, considerato che spesso il rimborso spese è utilizzato per nascondere compensi “in nero”.

In generale è previsto che il dipendente presenti una nota spese, ossia un documento redatto in forma libera nel quale sono riepilogate il dettaglio delle spese sostenute e allegati i documenti giustificativi di spesa i quali devono:

• essere inerenti all’attività svolta e collegati alla trasferta;
• presentare i requisiti di validità fiscale;

Ai fini della deducibilità, non è richiesto che le spese sostenute siano certificate da fattura e che i documenti siano intestati al datore di lavoro o al dipendente.

Sul punto l’Amministrazione finanziaria si è infatti così espressa (Circ. n. 188/E/1998 , Par. Redd. lav. dip.) : “Le spese di viaggio e di trasporto con mezzi pubblici possono essere documentati attraverso i relativi biglietti, anche se anonimi. Anche ai fini della documentazione delle altre spese sostenute in occasione delle trasferte, quali quelle di vitto e alloggio e quelle rimborsabili in esenzione d’imposta fino ad un importo massimo giornaliero di lire 30.000, non è necessaria l’intestazione al dipendente dei documenti stessi, essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa”

In merito alla necessità che la trasferta sia autorizzata, è stato ritenuto che l’obbligo in questione costituisse un adempimento che complicava la gestione dell’azienda senza assicurare all’Amministrazione finanziaria garanzie in merito all’inerenza della spesa, superiori a quelle fornite dalla ordinaria documentazione relativa alle spese stesse. 

Per quanto riguarda il rimborso chilometrico il dipendente predispone un foglio dei viaggi effettuati nel quale saranno evidenziati gli spostamenti e i km percorsi.